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<工商時報專訪>

 

談資料庫管理與知識創新

 

文/趙政岷

(原載工商經營知識版 90.12.28)

 

《編者按》知識經濟來臨,處在以知識掛帥的時代裡,企業在架構知識管理體系時面對的第一個問題便是如何做好資料庫管理,良好的資料庫管理可以增長組織智慧,不當的資料庫管理只會造成人仰馬翻,到底資料該怎麼建構與管理?為此本版特別專訪大人物關係企業機構總經理范揚松,請其以建構《九十年代》《傳記文學》《科學月刊》《財訊月刊》《台灣文獻叢刊》《近代中國》《光華雜誌》等資料庫的大量資料處理經驗,深入剖析,以下為專訪內容。

       問:從科技與時代的的發展來看,您如何定位資料庫管理的重要性?為什麼一定要建立電子資料庫?

答:科技的進步改變了人類處理資料的態度,以前紙本的資料已經不符使用,透過數位化的方式做資料的貯存、更新與檢索,是必要的。美國已全力推動數位博物館的建立,台灣新公佈的檔案也朝此方向在走,強調的都是用數位的方式來處理資料。

這樣的改變,讓大家面對資料的態度有顯著的不同,記得以前看過一篇博士論文,題目是「史記中之的用法」,過去靠苦功夫去研究這個議題,可能很有價值,但現在只要史記一上網,全部的答案就跑出來了。我們做的台灣文獻叢刊,把309種、595冊、5千萬字關於台灣的資料上網做成資料庫,譬如要查「地震」,便可以看出有283個章節有談到地震,這是台灣先民的記憶,以詩詞歌賦表現都有,只是過去我們沒有工具,忘記了這些記憶。

問:既然如此,企業該如何看待資料庫管理的策略性價值?

答:電子資料庫是可以達到創造性的貢獻,透過資料的處理、內容的編排、適切的檢索方式、可以瞬間找出資料,對解決問題能產生立即的效益,此外它也創造新的功能,譬如強化資料的流通,做到更大的分享,不像過去你到圖書館去借書,一但書被借走了,就沒了,電子資料庫的分享可以無邊界同時使用,對知識的擴散與分享貢獻很大。而且回到人的基本價值,人的工作不應該是用在找資料、抄寫上、而應是在思考、創造與分享上,這才是人類生活的價值。

問:在實務上,電子資料庫的建構有那些步驟?要注意什麼?

答:首先要確立需求,了解真正的目的,要使用那種版本,是windowinternet還是intranet;其次是輸入的工作,這是硬碰硬的功夫,一步一腳印,以我們的經驗是透過國際分工來做,外包給廉價地區的勞工,做好工作設計與監督,這樣才有優勢。

此外在建構過程中,我們用分散的方式,分工同步進行,透過良好的規劃,在一開始就管理好,否則一做下去,錯了要回頭就很難,在這點上可以充分體認「品質是設計出來的,而不是管制出來」的道理。

問:資料庫的品質如何要求?怎麼做好資料庫規劃?

答:我們有3個要求,「查快、查準、查全」。速度是第一個品質重點,我們強調一定要達「秒即」的標準,最好是5秒內可以完成一筆資料的查詢。

第二個要求是精準,我們使用「布林邏輯」的方式,可以把資料關係加減乘除運算,而不會只查到一些同字卻異義的不當資料。第三要做到周全的地步,包括字詞符號、跨欄位蒐尋都可以查,而且是全文檢索、自然語言,不是只能查標題而已。

此外,我們也強調介面,重視使用者需求,很親切或很酷,並依據資料庫的特性而定。譬如光華雜誌資料庫首頁,呈現的是二個門神,很典雅的感覺,而有些資料庫則要求很樸素。此外介面還牽涉到是專家檢索或一般檢索,資料的精密程度要如何等。

問:在運用上,企業對資料庫管理應有何態度?是聊備一格、貯存備用,還是可以有什麼積極做為?

答:台灣很多企業做ISO900090019002ISO14000,做完以後就放在資料架上,根本沒有真正在用,電子資料庫的運用正可以把這些資料上網,讓員工隨意查詢,這才是真正的活用。不論是新人進公司需要了解的,或e-Learning的進行都更方便。

很多企業現在碰到的問題是,資料分散各處,沒有串聯起知識管理、產品檢索、公司簡介,甚至公司價值觀、常規、技術系統、管理系統都做不周全,是極待改進之處。

問:從知識管理的角度來看,很多人認為台灣企業是土法煉鋼、黑手精神,根本談不上太多的知識,憑的是賭氣和幹勁,面對這種情境如何做知識管理?

答:正因為是這種情境,更需要做好知識管理。這也是為什麼台灣企業外移到大陸去,卻拿不出太多知識,派不對的人去,或仍是用台灣管理50個人的經驗去管理500個人,把課長當經理,經理當廠長,最後只好用軍事化的管理方式來做,因為根本不知道怎麼管理。究其因,還是因為沒有做好知識管理。而企業外移的精神,追求正是知識外移,而不是另起爐灶,去了大陸就和台灣沒有關係,也失去聯繫,那才真正可怕。

問:回到資料庫管理議題上,常見的問題是,如何確立資料不是垃圾、愈積愈多,而具有創新的價值?

答:透過資料再生、內容再生可以產生很多新的價值、新的用途,甚至衍生新的產品,譬如舊圖片的切割、舊資料的組合等。

另一方面,組織的記憶原本就是存在了,透過資料庫管理可以把組織記憶、知識管理與創新結合在一起,而且特別要強調的是分享的觀念。資料庫本身不是靜態的而是動態的,互動的過程,組織學習追求的正是這種精神。

最後,要做好資料庫管理光懂技術、不懂內容還是不行,兩者需兼顧,這是知識系統的規劃,沒有經驗很容易失敗,而且現在不做,以後就會後悔,不只競爭力不如人,建構資料庫的成本也一直在提高,既然早做晚做都要做,何不現在就做。

901228工商時報經營知識版)